1 -
Chuẩn bị thay đổiCho dù đó là chào đón hay không, thay đổi là không thể tránh khỏi đặc biệt là trong ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe. Điều quan trọng là phải chuẩn bị cho những thay đổi có thể đến mà có thể là công nghệ, tuân thủ hoặc để đáp ứng nhu cầu của bệnh nhân của bạn. Không có vấn đề gì thay đổi kinh nghiệm văn phòng y tế của bạn, tầm quan trọng chính liên quan đến những thay đổi đó là cách bạn phản ứng với nó.
Quản lý văn phòng y tế phải sẵn sàng và có thể xác định cơ hội cho sự thay đổi sẽ nâng cao hiệu quả và hiệu quả của văn phòng. Điều quan trọng là luôn cập nhật các xu hướng chăm sóc sức khỏe về tài chính, tuân thủ và lập kế hoạch trong tương lai.
2 -
Chuyển đổi sang 5010Mặc dù ngày tháng đã trôi qua cho tất cả các nhà cung cấp, bệnh viện và người trả tiền để chuyển đổi từ các tiêu chuẩn Phiên bản 4010 cho các giao dịch y tế điện tử sang Phiên bản 5010 cho các tuyên bố điện tử, quá trình chuyển đổi đã kết thúc. Các cơ sở vật chất trên toàn quốc đang trải qua nhiều thách thức trong việc trở lại với các "tiêu chuẩn" về lập hóa đơn và mã hóa. Nhận được yêu cầu bồi thường sạch sẽ được thanh toán sẽ mất thời gian bởi vì chỉ cần đặt - không ai trong chúng ta biết chính xác những gì chúng tôi đang phải đối mặt.
Bước quan trọng nhất bạn có thể thực hiện là xác định từng vấn đề khi nó phát sinh. Cho dù bạn có bộ phận CNTT của riêng mình hay bạn phải liên hệ với nhà cung cấp phần mềm thanh toán của mình, hãy sẵn sàng với các ví dụ về những gì mà người lập hóa đơn đang trải nghiệm để khắc phục sự cố. Thật không may là không có giải pháp nhanh chóng nhưng ở trên đầu trang của những "lỗi" sẽ phục vụ bạn tốt trong thời gian dài.
3 -
Bảo vệ quyền riêng tư của bệnh nhânTất cả các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe có trách nhiệm giữ cho nhân viên của họ được đào tạo và thông báo về việc tuân thủ HIPAA. Cho dù cố ý hay tình cờ, việc tiết lộ trái phép PHI được coi là vi phạm HIPAA. Dưới đây là 5 mẹo để tránh vi phạm HIPAA:
- Chuyên gia chăm sóc sức khỏe nên rất cẩn thận để không tiết lộ thông tin thông qua cuộc trò chuyện thông thường. Điều này có thể dễ dàng được thực hiện bằng cách đề cập đến một bên thứ ba một cái gì đó dường như không đáng kể khi nói rằng John Smith đã có một chuyến thăm văn phòng ngày hôm nay.
- Thảo luận thông tin bệnh nhân trong khu vực chờ đợi, hành lang hoặc thang máy phải được nghiêm chỉnh giới hạn. Thông tin nhạy cảm có thể được nghe thấy bởi khách truy cập hoặc các bệnh nhân khác. Ngoài ra, hãy chắc chắn giữ hồ sơ bệnh nhân ra khỏi các khu vực có thể truy cập cho công chúng.
- PHI không bao giờ được xử lý trong thùng rác. Bất kỳ tài liệu nào được đưa vào thùng rác đều được mở cho công chúng và do đó vi phạm thông tin. Sử dụng dịch vụ bên ngoài chuyên xử lý PHI đúng cách.
- Gossip đặc biệt khó kiểm soát. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là việc tiếp cận thông tin phải được giới hạn nghiêm ngặt đối với những nhân viên có công việc yêu cầu thông tin đó. Loại vi phạm này có thể đặc biệt gây tổn hại đến danh tiếng của tổ chức của bạn, đặc biệt là trong các cộng đồng nhỏ nơi "mọi người đều biết mọi người".
- Bán danh sách bệnh nhân hoặc tiết lộ PHI cho bên thứ ba vì mục đích tiếp thị bị nghiêm cấm mà không có sự cho phép trước của bệnh nhân. Hãy nhớ rằng việc tiết lộ thông tin bệnh nhân chỉ nên được truy cập với mục đích cung cấp dịch vụ chăm sóc có chất lượng.
4 -
Kiểm soát nhiễm trùngNgăn chặn sự lây lan của các bệnh truyền nhiễm là mục tiêu chính của kiểm soát nhiễm trùng trong văn phòng y tế. Như chúng ta đều biết, rửa tay đúng cách là cách hiệu quả nhất để ngăn ngừa sự lây lan của nhiễm trùng, tuy nhiên, rửa tay một mình không thể thực hiện công việc. Bệnh nhân và nhân viên có thể trợ giúp bằng cách:
- Luôn cập nhật về chủng ngừa bao gồm tiêm ngừa cúm
- Sử dụng vệ sinh đúng cách khi ho và hắt hơi
- Thực hiện theo các hướng dẫn thích hợp khi xử lý máu và các chất dịch cơ thể khác
- Mặc thiết bị bảo vệ cá nhân thích hợp (PPE) khi thích hợp
Bước quan trọng nhất mà văn phòng y tế có thể thực hiện để ngăn ngừa sự lây lan của các bệnh truyền nhiễm là bằng cách thêm các sản phẩm không cần thiết hoặc không cần dùng tay để thúc đẩy sự an toàn của bệnh nhân và bảo vệ bệnh nhân và nhân viên.
5 -
Khiếu nại chưa thanh toánCho dù các yêu cầu y tế của bạn được thanh toán bằng điện tử hoặc hóa đơn bằng thư, thì nhân viên văn phòng y tế của bạn phải theo dõi với các hãng bảo hiểm để có được tình trạng yêu cầu bồi thường. Một khi hóa đơn đã được nhận bởi công ty bảo hiểm, bạn không phải ở lòng thương xót của họ để được trả tiền một cách kịp thời.
Tùy thuộc vào phương thức thanh toán của bạn, bạn sẽ nhận được thanh toán trong ít nhất là 15 ngày. Nếu các khoản thanh toán bảo hiểm của bạn là trung bình một thời gian quay vòng dài hơn 30 ngày kể từ khi hóa đơn của bạn được gửi đi cho đến khi bạn nhận được thanh toán, văn phòng của bạn cần phát triển một quy trình theo dõi yêu cầu. Theo dõi tình trạng khiếu nại của bạn chắc chắn có thể cải thiện số ngày phải thu của bạn.
6 -
Kiểm soát nội bộKiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quá trình được thiết kế để ngăn chặn gian lận, bảo vệ tài nguyên của công ty và đảm bảo tuân thủ luật pháp và các quy định. Kiểm soát nội bộ chỉ có hiệu quả nếu chúng được xác định bởi nhu cầu cụ thể của văn phòng y tế, được thực hiện, theo dõi và đo lường để đảm bảo chúng hoạt động như kế hoạch.
Văn phòng y tế phải chủ động tiếp cận để ngăn chặn và phát hiện hành vi sai trái của nhân viên bằng cách áp dụng chính sách liên quan đến kiểm soát nội bộ. Phòng ngừa và phát hiện đóng một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ quá trình kiểm soát nội bộ nào bằng cách giảm thiểu một mức rủi ro nhất định.