Ngăn chặn và phát hiện hành vi sai trái của nhân viên trong văn phòng y tế của bạn
Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quá trình được thiết kế để ngăn chặn gian lận, bảo vệ tài nguyên của công ty và đảm bảo tuân thủ luật pháp và các quy định. Kiểm soát nội bộ chỉ có hiệu quả nếu chúng được xác định bởi nhu cầu cụ thể của văn phòng y tế, được thực hiện, theo dõi và đo lường để đảm bảo chúng hoạt động như kế hoạch.
Văn phòng y tế phải chủ động tiếp cận để ngăn chặn và phát hiện hành vi sai trái của nhân viên bằng cách áp dụng chính sách liên quan đến kiểm soát nội bộ. Phòng ngừa và phát hiện đóng một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ quá trình kiểm soát nội bộ nào bằng cách giảm thiểu một mức rủi ro nhất định.
1 -
Thực hành tuyển dụngThuê nhân viên văn phòng y tế tốt nhất là một cách hiệu quả để tăng cường quy trình kiểm soát nội bộ. Thuê nhân viên có thẩm quyền, đáng tin cậy và đáng tin cậy bởi các ứng cử viên prescreening triệt để chỉ là cảm giác kinh doanh tốt. Bối cảnh kiểm tra và kiểm tra tham chiếu là những cách dễ dàng để loại bỏ bất kỳ táo xấu và ngăn cản một số người từ việc áp dụng cho công việc.
Mặc dù các nhà tuyển dụng trước đó không được phép cung cấp bất kỳ thông tin nào ngoài tình trạng việc làm và đủ điều kiện để tái hợp, bạn có thể yêu cầu người nộp đơn cung cấp thông tin liên lạc cho người giám sát trước đó hoặc đồng nghiệp để có thêm thông tin chi tiết. Kiểm tra lý lịch bao gồm kiểm tra tín dụng cũng cung cấp chi tiết về lịch sử cá nhân của người nộp đơn.
Hơn
2 -
Tách nhiệm vụTách nhiệm vụ ngăn cản một nhân viên chịu trách nhiệm về nhiều giao dịch liên quan đến việc xử lý tài chính. Bất cứ khi nào một nhân viên phải xử lý tiền thì phải có một người cho phép một số giao dịch nhất định, một người khác chịu trách nhiệm xử lý và một người khác để điều phối và lưu giữ hồ sơ. Điều này đảm bảo rằng không ai có thể thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào không được phát hiện hoặc xem xét bởi một người khác.
Tách nhiệm vụ làm cho nó khó khăn cho bất kỳ số tiền bị mất, cho dù đó là ở cấp phía trước bàn hoặc cấp hành chính của văn phòng y tế. Khi nhân viên biết rằng mọi quy trình đều được theo dõi và giám sát, nó khuyến khích tính chính xác và trung thực trong thực hiện các nhiệm vụ.
3 -
Tài liệuMọi giao dịch tài chính nên có một đường mòn giấy. Tài liệu không chỉ là thực hành viết hoặc ghi lại hành động, mà còn giữ bản sao của tất cả hồ sơ tài chính như hóa đơn và chuyển tiền thanh toán. Nhân viên nên được thực hiện nhận thức để không bao giờ thực hiện một giao dịch dựa trên một yêu cầu bằng lời nói.
Tài liệu hợp lệ bao gồm các hình thức văn phòng y tế chính thức, giấy tiêu đề hoặc hoá đơn và phải được ủy quyền bằng chữ ký khi cần thiết. Séc phải luôn có hóa đơn, như tiền hoàn lại, chuyển tiền hoặc đăng thanh toán. Tiền mặt chỉ nên được chấp nhận, không bao giờ được đưa ra trừ khi trả lại bệnh nhân. Việc hòa giải hộp tiền mặt cũng phải được ghi chép vào đầu và cuối mỗi ca.
4 -
Bảo vệ vật lý và điện tửViệc sử dụng két, hệ thống báo động, máy ảnh và ổ khóa có thể hỗ trợ văn phòng y tế trong việc bảo vệ dữ liệu, hàng tồn kho, tài sản và tiền bạc.
1. Giữ tất cả các hộp tiền mặt, séc và sổ tiếp nhận bị khóa trong một két an toàn với sự tiếp cận giới hạn của nhân viên văn phòng y tế. Kết hợp nên được thay đổi thường xuyên.
2. Có hệ thống báo động tại chỗ cho sau giờ làm việc và ngày không hoạt động.
3. Máy ảnh có thể được đặt ở mỗi lối vào và lối ra, quầy lễ tân và nhằm vào két an toàn.
4. Luôn luôn mở cửa phòng giữ đồ và / hoặc tủ thuốc và chỉ cho phép truy cập vào các khu vực nhất định nếu cần.
Các biện pháp bảo vệ điện tử bao gồm việc sử dụng mật khẩu và hạn chế quyền truy cập vào các nhân viên được ủy quyền.
5 -
Giám sát hoạt độngBất kỳ quy trình kiểm soát nội bộ nào cũng sẽ không hoàn chỉnh nếu không có cách nào để giám sát hoạt động. Kiểm soát nội bộ giám sát liên quan đến việc xem xét các hoạt động hàng ngày để đảm bảo các quy trình đang hoạt động đúng.
1. Hòa giải tiền mặt
2. Kiểm tra tài khoản hoặc biểu đồ
3. Xác minh bằng cách so sánh báo cáo
4. Kiểm tra hàng tồn kho thông thường
Giữ một mắt trên tất cả các quá trình là điều cần thiết, nhưng trước hết là một quản lý văn phòng y tế phải:
1. Thiết lập các quy tắc và mục tiêu
2. Giao tiếp với tất cả nhân viên
3. Cung cấp phản hồi thường xuyên