Cách rõ ràng và súc tích
Với việc lập kế hoạch và chăm sóc, người quản lý văn phòng y tế có thể tăng hiệu quả và hiệu quả thông qua các kỹ thuật và thực hành giao tiếp thành công. Giao tiếp là một trong những công cụ quan trọng nhất trong bất kỳ mối quan hệ nào, có thể là cá nhân hay chuyên nghiệp. Trong văn phòng y tế, thông tin liên lạc rõ ràng giữa các nhân viên là điều cần thiết để đảm bảo chất lượng chăm sóc của bệnh nhân.
Giao tiếp là 2 chiều
Để giao tiếp được hoàn thành, phải có ý tưởng hoặc thông tin được chia sẻ, một người nào đó cung cấp thông tin hoặc ý tưởng và người sẽ nhận được thông tin.
Giao tiếp là tốt nhất khi nó là đối ứng, có nghĩa là các ý tưởng và thông tin được chia sẻ giữa hai người, với mỗi trao và lấy từ trao đổi. Khi giao tiếp là một chiều, khả năng thông tin sai lạc hoặc hiểu lầm cao, và điều này dẫn đến những kỳ vọng chưa được đáp ứng và kết quả kém.
Trong một mối quan hệ, thường xuyên nhất chúng tôi quay trở lại và xin lỗi vì bất kỳ sự hiểu lầm nào và thử lại. Nhưng trong một văn phòng y tế, thông tin sai lạc có thể tốn kém cả về thể chất và tài chính. Nghiên cứu giữa các nhà lãnh đạo hiệu quả nhất cho thấy rằng giao tiếp là kỹ năng quan trọng nhất mà người quản lý hoặc người lãnh đạo có thể sở hữu và sử dụng.
Truyền thông hiệu quả trong Cài đặt văn phòng y tế
Để truyền đạt thông tin rõ ràng và súc tích hiệu quả nhất là rất quan trọng.
Cho dù trong một giao tiếp bằng văn bản, thông qua một email văn phòng , một trên một tương tác, hoặc trong một nhóm thiết lập, điều quan trọng là phải dính vào chủ đề trong tầm tay và không đi lạc điểm. Sử dụng phương pháp tiếp cận báo chí của năm W và H sẽ giúp tập trung vào vấn đề này:
- Ai: Ai cần thông tin được chia sẻ? Thông tin này sẽ ảnh hưởng đến ai? Ai sẽ hoặc sẽ chịu trách nhiệm?
- Điều gì: Những bước cần phải được thực hiện? Kết quả mong muốn là gì? Cần nguồn lực gì để hoàn thành quá trình hoặc dự án? Các trường hợp trực tiếp ảnh hưởng đến vấn đề này là gì?
- Tại sao: Tại sao điều này lại quan trọng? Tại sao người nhận thông tin này được bao gồm?
- Ở đâu: Sự kiện, cuộc họp, công việc diễn ra ở đâu? Các tài liệu hoặc dữ liệu cần thiết để hoàn thành dự án ở đâu?
- Khi nào: Cuộc họp diễn ra khi nào? Khi nào là thời hạn cuối cùng? Khi nào phản hồi hoặc tiến trình được yêu cầu?
- Làm thế nào: Thành công sẽ được đo lường như thế nào? Hiệu suất sẽ được đánh giá như thế nào? Làm thế nào để hoàn thành chắc chắn?
Hãy rõ ràng và súc tích - Loại bỏ trò chuyện và Fluff
Đây chỉ là một vài câu hỏi có thể được giải quyết để giữ cho thông tin rõ ràng và súc tích. Một nguyên tắc tốt khác khi giải quyết những người khác là: "Nói những gì bạn muốn nói, và có nghĩa là những gì bạn nói."
Khi những người khác biết rằng bạn cung cấp thông tin và phản hồi có ý nghĩa, họ có nhiều khả năng lắng nghe chăm chú và tôn trọng sự trao đổi của bạn với sự tôn trọng. Người quản lý gossips, chatters không ngừng về các vấn đề không kinh doanh, hoặc bỏ đi chủ đề trong các cuộc họp sẽ ít hiệu quả hơn bởi vì nhân viên của họ sẽ bắt đầu điều chỉnh "fluff". Mặc dù điều quan trọng là phải có mối quan hệ làm việc với đồng nghiệp và nhân viên của bạn, điều quan trọng không kém là phải có nhận thức chuyên môn.
Cung cấp Phản hồi - Hoạt động nghe
Phản hồi là một phần quan trọng khác của giao tiếp hiệu quả. Lắng nghe phản hồi sẽ giúp tất cả các bên hiểu biết. Một kỹ thuật được gọi là "lắng nghe tích cực" là một công cụ hữu ích để đảm bảo rằng sự hiểu biết hoàn tất. Trong kỹ thuật này, người nghe sẽ rephrase các thông tin mà họ nghe thấy trong lời nói của họ. Nếu thông tin này là chính xác, việc trao đổi hoàn tất, nếu không phải người gửi thông tin có thể sửa bất kỳ sự hiểu lầm nào vào lúc này. Việc trao đổi này chỉ mất thêm một ít thời gian và là một công cụ hiệu quả để tạo ra trách nhiệm giải trình bởi vì mọi người tham gia vào sàn giao dịch đều biết rằng kỳ vọng đã rõ ràng và dễ hiểu.
Lợi ích của giao tiếp rõ ràng trong văn phòng y tế
Truyền thông rõ ràng và hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tình tiết tăng nặng. Khi tất cả các bên hiểu được điều gì là cần thiết, được mong đợi và có thể chấp nhận được thì tiến bộ chắc chắn hơn. Khi tất cả các bên hiểu tại sao điều gì đó là cần thiết, họ cảm thấy được tôn trọng. Khi các ý tưởng được trao đổi và phản hồi được xem xét, tất cả các bên đều cảm thấy được bao gồm và quan trọng đối với quy trình. Những cảm xúc bao gồm và tầm quan trọng là rất quan trọng cho tinh thần văn phòng và thành công chung của thực hành.