Giao tiếp điện tử ngày càng phổ biến hơn những cuộc gọi điện thoại, thư “ốc” và thậm chí trong một số trường hợp, các cuộc họp mặt đối mặt. Trong bất kỳ thiết lập chuyên nghiệp nào bao gồm văn phòng y tế, điều quan trọng là phải cân nhắc một vài điều khi gửi email cho đồng nghiệp, bệnh nhân, bác sĩ, bệnh viện, nhà cung cấp hoặc các chuyên gia khác.
Mọi người dành phần lớn thời gian mở và đọc email trong ngày của họ.
Thời gian quý báu không nên lãng phí vào những email không hiệu quả và không quan trọng. Sự chuyên nghiệp tương tự bạn sẽ sử dụng trên điện thoại, thư từ hoặc trực tiếp cũng nên được thể hiện trong một email. Luôn luôn nhớ rằng một email là một hình thức giao tiếp và cách thức mà người nhận giải thích thông điệp là điều duy nhất quan trọng.
Trước khi tạo và gửi email, hãy tự hỏi mình một số câu hỏi.
- Email có phải là hình thức giao tiếp tốt nhất cho thông tin tôi đang gửi không?
- Nó có chuyên nghiệp không?
- Nó có tuân thủ HIPAA không?
- Nó có đại diện chính xác cho tôi và văn phòng y tế không?
Quy tắc về quy tắc email số 1
Hãy suy nghĩ về nội dung tin nhắn của bạn trước khi bạn nhấn GỬI . Đảm bảo rằng email là hình thức liên lạc thích hợp cho tin nhắn của bạn thay vì cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp. Hãy nhớ rằng nội dung phải phản ánh hình ảnh và mức độ chuyên nghiệp dự kiến của Văn phòng y tế của bạn.
Không gửi, chuyển tiếp hoặc trả lời bất kỳ email nào có chứa nội dung khiêu dâm, xúc phạm, vu khống, phỉ báng, phân biệt chủng tộc hoặc tình dục. Các hình phạt có thể nghiêm trọng đối với bạn và Văn phòng y tế.
Quy tắc về quy tắc email số 2
Sử dụng đúng ngữ pháp, dấu chấm câu và chính tả. Một lần nữa, thông điệp của bạn là một sự phản ánh của văn phòng y tế của bạn.
Ngoài ra, hãy đảm bảo giữ thông báo ngắn gọn và sử dụng bố cục phù hợp cho thông điệp của bạn, giúp bạn dễ đọc hơn. Đọc lại email của bạn trước khi bạn nhấn GỬI .
Không sử dụng TẤT CẢ CAPS vì điều này được coi là la hét hoặc la hét trong thế giới trực tuyến. Sử dụng chữ đậm hoặc in nghiêng để nhấn mạnh một từ hoặc cụm từ. Ngoài ra, tránh sử dụng phông chữ cực kỳ lạ mắt hoặc lạ vì điều này làm cho email của bạn khó đọc hơn.
Quy tắc về quy tắc email số 3
Đảm bảo email được gửi tới (các) người nhận thích hợp. Thông tin trong một văn phòng y tế, đặc biệt là liên quan đến thông tin bệnh nhân, nên được chia sẻ trên một cần phải biết cơ sở chỉ. Ngoài ra, hãy xem xét rằng mọi người có thể xem xét thông tin không liên quan đến họ là “thư rác”.
Không thảo luận thông tin cá nhân và bí mật hoặc đính kèm tệp bệnh nhân trong email. Sử dụng số tài khoản bệnh nhân hoặc số hồ sơ y tế để tư vấn cho người nào đó xem xét tài khoản. Thông tin của bạn nên được lưu ý ở đó.
Quy tắc về quy tắc email số 4
Trả lời email chuyên nghiệp trong vòng 24 giờ khi có thể. Nếu điều đó không cung cấp cho bạn đủ thời gian, ít nhất hãy trả lời để nói rằng bạn đã nhận được email và bạn sẽ liên hệ lại với họ càng sớm càng tốt.
Không trả lời thư rác hoặc yêu cầu đăng ký / hủy đăng ký.
Điều này sẽ chỉ tạo ra nhiều spam hơn sẽ làm ngập email doanh nghiệp của bạn.
Quy tắc về quy tắc email số 5
Đừng giữ cảm xúc trong email. Hãy lịch sự và chuyên nghiệp. Biết bạn có thể không chính thức với ai sau khi đã đủ thời gian để xây dựng mối quan hệ đó.
Đừng nói bất cứ điều gì trong một email mà bạn có thể hối tiếc sau này. Hãy cẩn thận khi gửi hoặc trả lời email trong sự tức giận. Không bao giờ đưa ra nhận xét cá nhân về người khác, đưa ra nhận xét xúc phạm ai đó hoặc nói bất cứ điều gì bạn không nói trực tiếp.
Quy tắc về quy tắc email số 6
Làm hài hước, đùa và trớ trêu đến mức tối thiểu. Ý định thường "mất dịch" trong email và mọi người có thể không phải lúc nào cũng có được trò đùa.
Hãy suy nghĩ về nó từ quan điểm của người nhận.
Không gửi, chuyển tiếp hoặc trả lời thư chuỗi. Đó là hành vi không chuyên nghiệp và một số người xem đây là thư rác. Hãy nhớ rằng mọi nội dung bạn gửi phải phản ánh hình ảnh và mức độ chuyên nghiệp dự kiến của văn phòng y tế của bạn.