Tuyển dụng nhân viên văn phòng y tế thành công là một trách nhiệm quan trọng. Khách hàng của một văn phòng y tế không phải là khách hàng tiêu biểu. Họ là những bệnh nhân mong đợi chất lượng chăm sóc cao nhất, và một số có thể đang ở giữa một cuộc khủng hoảng y tế và đòi hỏi phải xử lý tinh tế. Không chỉ quan trọng đối với nhân viên để có những kỹ năng và thế mạnh chuyên nghiệp nhất định, điều bắt buộc là họ hiểu rằng cuộc sống của bệnh nhân phụ thuộc vào chất lượng công việc của họ. Lập kế hoạch hiệu quả là điều cần thiết để tuyển dụng thành công .
Chuẩn bị cho tuyển dụng trước khi bạn có một vị trí tuyển dụng
Ngay cả khi văn phòng y tế của bạn có đầy đủ nhân viên, bạn nên luôn tìm kiếm tài năng mới. Hầu hết các nhà tuyển dụng không được chuẩn bị trong trường hợp một nhân viên của họ rời đi. Nếu một nhân viên đưa vào thông báo hai tuần của họ ngày hôm nay, nó sẽ được bao lâu trước khi bạn có sự thay thế của họ? Nếu bạn đang chuẩn bị với mô tả công việc đã cập nhật, câu hỏi phỏng vấn và kế hoạch tuyển dụng bao gồm nơi bạn sẽ quảng cáo, sẽ dễ dàng tìm và thu hẹp danh sách ứng cử viên tiềm năng hơn. Sẵn sàng cho ngày này ngăn cản bạn cảm thấy vội vã đưa ra lựa chọn sai từ nhóm ứng cử viên của bạn.
Giai đoạn 1: Tạo mô tả công việc
Khi quyết định đã được thực hiện để bắt đầu tuyển dụng nhân viên cho một công việc hiện tại hoặc một vị trí mới, việc tạo hoặc cập nhật mô tả công việc là bước đầu tiên. Mô tả công việc phác thảo các chi tiết của vị trí. Nó phải phản ánh mọi thứ cần thiết cho vị trí này để bạn có thể đánh giá từng ứng cử viên và đưa ra lựa chọn tốt nhất.
Các yếu tố của mô tả công việc là:
- Chức năng công việc chính
- Nhiệm vụ và trách nhiệm
- Giáo dục và kinh nghiệm
- Kiến thức, kỹ năng và khả năng
Bạn nên bao gồm kiến thức về HIPAA và quyền riêng tư y tế, kỹ năng dịch vụ khách hàng mạnh mẽ và kỹ năng giao tiếp với các quần thể đặc biệt của thực hành của bạn, chẳng hạn như trẻ em, bệnh nhân lão khoa, di động thách thức, thính giác thách thức, v.v.
Giai đoạn 2: Phát triển quy trình tuyển dụng
Trước khi đăng vị trí, bạn có nhiều việc phải làm hơn. Nó có kế hoạch để tìm các chuyên gia có trình độ cao trong lĩnh vực y tế. Có bốn bước trong việc phát triển quy trình tuyển dụng.
- Phát triển danh sách các câu hỏi phỏng vấn
- Quyết định loại phương pháp phỏng vấn
- Tạo quảng cáo cho vị trí
- Quyết định vị trí đăng vị trí: Xem xét các vị trí sẽ thu hút những người nộp đơn tốt nhất, tài năng nhất và có trình độ cao hơn sẽ hiệu quả hơn. Một số trong số này bao gồm
- Đăng nội bộ
- Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội (LinkedIn là một trang web mạng tuyệt vời)
- Đặt quảng cáo trên các trang web được hướng đến các chuyên gia chăm sóc sức khỏe hoặc y tế
- Nhắm mục tiêu các trường cao đẳng, đại học và trường thương mại
- Đăng lên các trang web tuyển dụng quốc gia như Careerbuilder.com, Monster.com, v.v.
Câu hỏi phỏng vấn bạn không thể hỏi
Khi phát triển các câu hỏi phỏng vấn, hãy nhớ những câu hỏi nào có thể xúc phạm ứng viên của bạn và cố gắng tránh chúng. Điều quan trọng là phải đặt câu hỏi của bạn theo cách sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời mà bạn đang tìm kiếm nhưng có thể được hỏi mà không gây ra các phân nhánh pháp lý có thể xảy ra sau đó. Dưới đây là một số câu hỏi bạn không thể hỏi và những gì bạn có thể yêu cầu thay thế.
Bạn không thể hỏi: Bạn có phải là công dân Hoa Kỳ không?
Bạn có thể hỏi: Bạn có được phép làm việc tại Hoa Kỳ không?
Bạn không thể hỏi: Bạn bao nhiêu tuổi?
Bạn có thể hỏi: Bạn có trên 18 tuổi không?
Bạn không thể hỏi: Bạn có bất kỳ khuyết tật nào không?
Bạn có thể hỏi: Bạn có thể thực hiện nhiệm vụ của vị trí này không?
Bạn không thể hỏi: Tiếng Anh là ngôn ngữ đầu tiên của bạn?
Bạn có thể hỏi: Bạn nói, đọc hoặc viết ngôn ngữ nào?
Bạn không thể hỏi: Bạn có con không?
Bạn có thể hỏi: Bạn có sẵn sàng làm việc ngoài giờ làm việc bình thường không?
Giai đoạn 3: Xác định một nhóm thí sinh đủ điều kiện để lựa chọn
Bây giờ lập kế hoạch đã hoàn tất, hãy đăng vị trí. Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chấp nhận đơn đăng ký.
Tại thời điểm quan trọng này của tuyển dụng, đó là thời gian để lựa chọn và xác định một hồ bơi của các ứng cử viên đủ điều kiện để phỏng vấn từ các hồ bơi của ứng viên. Để làm cho quá trình đơn giản nhất có thể:
- Đặt thời hạn cho tất cả đơn đăng ký
- Xem xét các ứng dụng và sắp xếp thành ba nhóm
- Bỏ qua các ứng dụng không đáp ứng các yêu cầu tối thiểu của vị trí
- Đánh giá từng nhóm ứng dụng riêng biệt cho các tiêu chí nhất định
- Chọn 5 ứng cử viên hàng đầu để liên hệ để phỏng vấn
Đừng vội vã quá trình và sử dụng hai chiến lược phỏng vấn
Thay thế một nhân viên có giá trị, đặc biệt là trong văn phòng y tế, có thể mất một thời gian dài. Nhiều lần các nhà quản lý văn phòng y tế đưa ra quyết định tuyển dụng vì họ cảm thấy áp lực phải thay thế một nhân viên ngay lập tức. Hãy dành thời gian của bạn. Tìm hiểu các ứng cử viên tiềm năng trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Đảm bảo rằng chính sách của bạn cho biết rằng tất cả các yêu cầu thuê đều yêu cầu một quá trình phỏng vấn. Đến cuối cuộc phỏng vấn thứ hai, bạn sẽ sẵn sàng đưa ra quyết định chắc chắn mà không cần phải đặt trước. Đảm bảo tiến hành kiểm tra lý lịch và tham khảo cuộc gọi trước khi đưa ra quyết định cuối cùng để tránh chậm trễ hơn nữa.
Nhìn vào tất cả phẩm chất của một ứng cử viên
Giáo dục, chứng nhận và kinh nghiệm là những yếu tố quan trọng và sơ tuyển. Nhưng ai đó có thể có 20 năm kinh nghiệm ở một vị trí nhưng vẫn không thể hiện kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết để thực hiện công việc thành công.
Bạn có thể hoặc có thể không có khả năng cung cấp đào tạo hoặc thêm thời gian trong việc hỗ trợ một ứng viên để phát triển các kỹ năng sau khi thuê. Một số kỹ năng, chẳng hạn như bàn phím, có thể cải thiện theo thời gian, nhưng phải tuân theo các hướng dẫn nghiêm ngặt hơn nếu hiểu biết về thuật ngữ y học là yêu cầu của công việc.
Đặc điểm cá nhân cũng nên được bao gồm như một yếu tố quyết định trong quá trình lựa chọn. Nếu vị trí là một vị trí cấp nhập cảnh, thì có thể không cần thiết phải xem xét lãnh đạo như một đặc điểm tính cách cần thiết cho vị trí đó. Nhưng tất cả các ứng cử viên phải có tính toàn vẹn và cho thấy rằng hành động và hành vi của họ tại nơi làm việc dựa trên các tiêu chuẩn đạo đức cao. Họ phải nắm lấy sự đa dạng, công nhận và tôn trọng sự khác biệt giữa con người. Hãy ghi nhớ rằng cách thức mà bệnh nhân và gia đình của họ được đối xử trực tiếp đóng góp vào mức độ thành công của văn phòng y tế.
Giai đoạn 4: Tuyển dụng một trong những vòng chung kết
Tại thời điểm này trong quá trình tuyển dụng, bạn nên giảm số lượng ứng cử viên đủ điều kiện xuống một đến hai thí sinh vào vòng chung kết. Nếu bạn đã chọn một ban hoặc ủy ban để hỗ trợ trong quyết định cuối cùng, đây là thời gian để gặp gỡ và thu thập các khuyến nghị cho quyết định cuối cùng.
- Mở rộng ưu đãi không chính thức
- Nhận kiểm tra lý lịch hình sự
- Tiến hành kiểm tra tham chiếu
- Yêu cầu đánh giá sức khỏe
- Xác minh thông tin xác thực: Có các yêu cầu cụ thể cho các chuyên gia y tế được cấp phép và quá trình này có thể mất vài tuần. Đối với nhân viên hành chính, hãy kiểm tra mọi chứng chỉ và bằng cấp.
- Theo dõi bằng thư mời chính thức
- Chuẩn bị cho ngày đầu tiên