Cơ hội cho Văn phòng y tế tại mỗi bước của chu kỳ doanh thu
Quản lý chu kỳ doanh thu một cách hiệu quả không phải là nhiệm vụ dễ dàng và đòi hỏi sự chú ý liên tục của bạn. Mỗi giai đoạn của chu kỳ doanh thu - từ thời điểm bệnh nhân được lên kế hoạch cho một cuộc hẹn cho đến khi nhận được thanh toán từ công ty bảo hiểm - cũng quan trọng không kém để tối đa hóa việc hoàn trả bảo hiểm.
Điều quan trọng là sự ổn định tài chính của bệnh viện hoặc văn phòng bác sĩ để có một quy trình tại chỗ cho từng giai đoạn của chu kỳ doanh thu.
Bạn sẽ không chỉ nhận được thanh toán kịp thời mà còn giảm gánh nặng cho nhân viên thanh toán, giảm chi phí hành chính và quan trọng nhất là duy trì mối quan hệ tích cực với bệnh nhân của bạn.
1. Xác minh bảo hiểm
Chu kỳ doanh thu nên bắt đầu trước khi bệnh nhân đến. Ngay sau khi cuộc hẹn được thực hiện, thông tin bảo hiểm của bệnh nhân cần được xác minh. Bởi vì thông tin bảo hiểm có thể thay đổi bất cứ lúc nào, ngay cả đối với bệnh nhân thường xuyên, điều quan trọng là nhà cung cấp xác minh tính đủ điều kiện của hội viên mỗi và mọi dịch vụ được cung cấp. Những lợi ích của việc xác minh bảo hiểm trước khi bệnh nhân đến bao gồm:
- Giảm từ chối khiếu nại do thông tin bệnh nhân không hợp lệ
- Nhận ủy quyền trước
- Đảm bảo đăng ký nhanh hơn và / hoặc bật đăng ký trước
- Xác minh dịch vụ y tế nào được đài thọ / không được bảo hiểm
- Nhận thông tin về khoản đồng thanh toán, đồng bảo hiểm và khoản khấu trừ của bệnh nhân
2. Bộ sưu tập trả trước
Cách nhanh nhất để tăng lưu lượng tiền mặt và cải thiện tỷ lệ thu gom là thu thập trách nhiệm của bệnh nhân lên phía trước. Bệnh nhân ít có xu hướng trả tiền hoặc khó tiếp cận khi các dịch vụ đã được thực hiện. Thay vì chờ đến giai đoạn thu tiền của chu kỳ doanh thu, các nhà cung cấp nên tận dụng lợi thế của việc thảo luận về các vấn đề tài chính và thu thập các khoản thanh toán của bệnh nhân sớm trong quá trình này.
Thông báo cho bệnh nhân trước khi họ nhận được trách nhiệm ước tính của mình và làm cho họ biết rằng cần phải thanh toán trước khi thực hiện các dịch vụ.
Ngoài ra, tư vấn tài chính có thể giúp xác định điều kiện của bệnh nhân để được hỗ trợ công cộng, chăm sóc từ thiện hoặc kế hoạch thanh toán, cũng có thể khó thực hiện khi bệnh nhân đã được điều trị. Quá trình này sẽ giúp giảm thiểu khối lượng công việc của nhân viên thanh toán cũng như cải thiện các nỗ lực thu thập.
3. Mã hóa yêu cầu sạch
Việc gửi khiếu nại sạch sẽ là cách duy nhất để đảm bảo thanh toán chính xác trong lần đầu tiên . Thanh toán chính xác lần đầu tiên sẽ ngăn chặn sự chậm trễ trong xử lý khiếu nại và, trong một số trường hợp, khoản tiền hoàn lại cao hơn. Yêu cầu bồi thường sạch sẽ là yêu cầu hoàn tiền chính xác theo các công ty bảo hiểm và các nguyên tắc thanh toán của chính phủ liên bang.
Một thách thức lớn đối với các nhà cung cấp là xác định và tôn trọng các quy tắc cụ thể của nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến mã hóa. Mặc dù các vấn đề mã hóa không phải là lý do duy nhất để từ chối bảo hiểm, đôi khi chúng có thể bị bỏ qua do hoàn trả thấp hơn so với các từ chối khác có thể không hoàn lại tiền như thông tin bệnh nhân không chính xác. Điều quan trọng là nhân viên mã hóa và lập hóa đơn luôn cập nhật thông tin về các hướng dẫn thanh toán cho tất cả các nhà cung cấp dịch vụ.
Hãy nhớ đảm bảo rằng thông tin của bệnh nhân là chính xác để ngăn chặn việc từ chối.
4. Xử lý nhanh chóng từ chối
Hầu hết các hãng bảo hiểm đều phải trả tiền yêu cầu hoặc từ chối bằng văn bản trong vòng 30 ngày sau khi nhận được. Khiếu nại chưa được xử lý trong vòng 30 ngày sẽ bị xử phạt theo lãi suất, tuy nhiên, việc trả lãi không nằm trong mục tiêu của bạn. Mục tiêu của bạn là được thanh toán càng nhanh càng tốt. Sử dụng cách tiếp cận chủ động để xử lý các từ chối có thể cải thiện đáng kể các ngày AR.
- Yêu cầu nhân viên lập hóa đơn của bạn theo dõi các yêu cầu trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được hóa đơn điện tử và 15 ngày làm việc của hóa đơn giấy để đảm bảo đã nhận được khiếu nại và tìm hiểu xem khiếu nại đã được xử lý hay chưa.
- Nếu yêu cầu bồi thường đã bị từ chối, người đại diện yêu cầu bồi thường có thể thông báo cho bạn qua điện thoại thay vì bạn chờ đợi sự từ chối đến trong thư. Hành động khắc phục ngay lập tức có thể được thực hiện.
- Nếu chưa nhận được khiếu nại, bạn biết sớm hơn nhiều để gửi lại khiếu nại.
5. Xem xét thanh toán
Bước cuối cùng trong việc quản lý chu kỳ doanh thu là xem xét các khoản thanh toán chính xác. Hãy chắc chắn rằng bạn đang nhận được khoản hoàn trả đầy đủ cho mỗi hợp đồng bảo hiểm của bạn. Đôi khi việc hoàn trả thấp hơn có thể được thực hiện do lỗi mã hóa hoặc có thể là lỗi thanh toán của hãng bảo hiểm. Bất kỳ sự mâu thuẫn nào cũng cần được giải quyết kịp thời để chúng có thể được giải quyết kịp thời.