Lập kế hoạch cho một văn phòng y tế hoặc tổ chức
Phải mất rất nhiều thời gian, và lập kế hoạch nhiều khi thực hiện quá trình lựa chọn, và có được một hệ thống thông tin (IS) trong một tổ chức chăm sóc sức khỏe. Quá trình này có thể khác nhau giữa tổ chức và tổ chức nhưng vẫn còn rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức.
Các chuyên gia văn phòng y tế phải được thông báo về các chi tiết trước khi bắt đầu quá trình mua hệ thống thông tin, cách mục tiêu của tổ chức thúc đẩy quá trình lựa chọn và vai trò của mỗi bên liên quan trong quá trình lựa chọn và mua lại.
Gia công phần mềm hoặc kỹ thuật viên CNTT trong nhà
Một trong những quyết định đầu tiên là liệu có nên chọn lựa giữa gia công phần mềm IS và / hoặc đưa Kỹ thuật viên CNTT (Công nghệ thông tin) vào làm việc trong cơ sở hay không.
Thứ nhất: Tổ chức xem xét phải hỏi, “Chúng tôi sẵn sàng chi bao nhiêu cho việc thực hiện quy trình mới này và lợi ích của mỗi lựa chọn, gia công phần mềm hoặc nội bộ là gì?” Câu trả lời từ hai câu hỏi này sẽ giúp hướng dẫn tổ chức đúng hướng thực hiện hệ thống thông tin mới.
Thứ hai: Các mục tiêu nên được đặt ra theo những gì được mong muốn và cần thiết từ hệ thống thông tin mới này. Danh sách nên bao gồm các mục tiêu của nhân viên cá nhân và như một toàn thể, mục tiêu của văn phòng phía trước, mục tiêu của văn phòng trở lại, tất cả các bác sĩ tham gia, và các mục tiêu cần thiết để đạt được sự hài lòng của bệnh nhân. Những mục tiêu này sẽ thiết lập giai điệu cho cách tổ chức sẽ thúc đẩy quá trình lựa chọn hệ thống thông tin của họ.
Các mục tiêu đặt ra trong tổ chức sẽ thúc đẩy quá trình lựa chọn triển khai hệ thống thông tin mới theo nhiều cách. Mỗi tổ chức hoạt động khác nhau. Điều này có thể bao gồm có nhiều hoặc ít nhu cầu hơn, có số lượng bệnh nhân lớn hơn hoặc nhỏ hơn, yêu cầu các định dạng khác nhau của hệ thống và / hoặc hoạt động của một hoặc nhiều máy chủ.
Những yếu tố để lựa chọn và thực hiện một hệ thống thông tin chăm sóc sức khỏe tất cả sẽ đóng một vai trò trong quá trình ra quyết định thực hiện một hệ thống thông tin mới.
Ai sẽ sử dụng hệ thống thông tin?
Tổ chức xem xét phải quyết định ai sẽ sử dụng từng hệ thống và những yêu cầu nào họ cần để hoàn thành nhiệm vụ với tư cách là một nhân viên và thỏa mãn bệnh nhân của họ cùng một lúc. Người ta có thể thấy rằng khi lựa chọn thực hiện một hệ thống thông tin vào một cơ sở chăm sóc sức khỏe có nhiều yếu tố cần xem xét. Ví dụ: nhân viên, bệnh nhân hoặc bất kỳ ai khác có thể được liên kết với tổ chức. Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào dựa trên một hệ thống thông tin mới, đảm bảo rằng các mục tiêu đã được thiết lập và được hiểu rõ ràng bởi tất cả các bên liên quan. Điều này sẽ làm giảm bất kỳ sự hiểu lầm nào trong tương lai.
Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét khi đưa ra quyết định này là đào tạo nhân viên, chi phí đào tạo nhân viên và khả năng của nhân viên để tìm hiểu cách sử dụng hệ thống thông tin mới được triển khai.
Tuân thủ HIPAA cho hệ thống thông tin y tế
Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, hãy đảm bảo văn phòng y tế của bạn tuân thủ HIPAA. Với sự gia tăng sử dụng công nghệ thông tin trong chăm sóc sức khỏe, văn phòng y tế của bạn phải tiếp tục tìm cách duy trì sự an toàn của thông tin sức khỏe được bảo vệ (PHI) của bệnh nhân mà họ phục vụ.
Bảo mật HIPAA đề cập đến việc thiết lập các biện pháp bảo vệ cho PHI bằng bất kỳ định dạng điện tử nào. Điều này bao gồm bất kỳ thông tin nào được sử dụng, lưu trữ hoặc truyền đi bằng điện tử. Bất kỳ cơ sở nào được HIPAA định nghĩa là thực thể được bảo hiểm đều có trách nhiệm đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật thông tin của bệnh nhân cũng như duy trì tính bảo mật của PHI của họ.
Điều bắt buộc là hồ sơ y tế được bảo mật và không thể được truy cập bởi những người không có sự cho phép thích hợp. Tiết lộ liên quan đến thông tin sức khỏe được bảo vệ của bệnh nhân (PHI) mà không có sự cho phép của họ được coi là vi phạm Quy tắc Bảo mật.
Tất cả các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe có trách nhiệm giữ cho nhân viên của họ được đào tạo và thông báo về việc tuân thủ HIPAA. Cho dù cố ý hay tình cờ, việc tiết lộ trái phép PHI được coi là vi phạm HIPAA.