Hosting cuộc họp văn phòng y tế hiệu quả

Chọn Thời gian phù hợp, Đặt chương trình làm việc, Thảo luận các mục về tầm quan trọng đang diễn ra

Các cuộc họp nhân viên văn phòng y tế có thể khá hiệu quả nếu được sử dụng một cách hiệu quả và hiệu quả. Các cuộc họp là một hình thức giao tiếp tuyệt vời cho toàn bộ thực hành và phải được tổ chức thường xuyên. Khi các cuộc họp được lên kế hoạch hàng tuần, hai tuần một lần hoặc thậm chí hàng tháng, các nhà quản lý và nhân viên có thể giải quyết các vấn đề trong văn phòng một cách kịp thời.

Nhiều lần các cuộc họp có thể trở nên không hiệu quả khi không có đủ quy hoạch liên quan đến việc hạn chế thời gian hoặc thông tin được trình bày không được tổ chức đúng cách. Dưới đây là một số cách bạn có thể tổ chức các cuộc họp văn phòng y tế hiệu quả hơn.

1 -

Chương trình nghị sự

Phát triển một chương trình nghị sự tiêu chuẩn cho phép bạn giải quyết các chủ đề chính tại mỗi cuộc họp theo thứ tự tầm quan trọng. Điều này cho phép mỗi cuộc họp diễn ra suôn sẻ và duy trì chủ đề với đủ thời gian để thảo luận về tất cả các chủ đề quan trọng nhất. Nhiều lần cuộc họp sẽ đi qua thời gian dự kiến, nhưng cuộc họp của bạn có thể kết thúc đúng thời gian miễn là các vấn đề quan trọng được giải quyết.

Một chương trình họp điển hình bao gồm:

1. Chào mừng và giới thiệu
2. Vắng mặt
3. Biên bản cuộc họp trước
4. Các vấn đề phát sinh từ cuộc họp trước
5. Danh sách các mục sẽ được thảo luận theo thứ tự tầm quan trọng
6. Bất kỳ doanh nghiệp nào khác cho phép nhân viên đưa ra các chủ đề khác
7. Bất kỳ doanh nghiệp mới nào cho cuộc họp tiếp theo
8. Đóng cuộc họp

Trong danh sách các mục, bao gồm các mục tiêu chuẩn cần được giải quyết tại mỗi cuộc họp. Đây có thể là kiểm soát nhiễm trùng, HIPAA và mục tiêu tài chính.

Tìm các mục định kỳ từ các chương trình nghị sự trước đó, chẳng hạn như từ chối yêu cầu, thời gian chờ đợi lâu dài và các vấn đề về sự hài lòng của bệnh nhân.

2 -

Tần suất và thời gian để đáp ứng nhu cầu chăm sóc bệnh nhân

Tần suất và thời lượng của các cuộc họp văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Do hạn chế về thời gian của văn phòng y tế , các cuộc họp không nên can thiệp vào việc chăm sóc bệnh nhân.

Thời gian tốt nhất để lên lịch cuộc họp là sau giờ làm việc hoặc trong một khoảng thời gian chậm trong ngày. Bằng cách này, cuộc họp sẽ có ít hoặc không có gián đoạn và có thể bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Một cuộc họp nhân viên hai tuần một lần hoặc hàng tháng kéo dài không quá một giờ sẽ thuận tiện hơn.

Một số nhà quản lý có thể cũng muốn gặp gỡ mỗi tháng một lần với các nhóm nhỏ hơn hoặc các nhân viên cá nhân để giải quyết các chủ đề cụ thể hơn. Đây là một bước quan trọng thường bị bỏ ra khỏi kế hoạch họp. Các nhóm nhỏ hơn hoặc các cuộc họp cá nhân cho phép mọi người đưa lên hoặc thảo luận về các chủ đề mà họ có thể không sẵn lòng nói trước một nhóm lớn hơn. Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng điều này như một cơ hội để thảo luận các vấn đề bí mật với các nhân viên mà không có ai cảm thấy bị đơn lẻ.

3 -

Thảo luận các mục về tầm quan trọng trong thiết lập y tế

Mặc dù mỗi văn phòng khác nhau, nhưng động lực của văn phòng y tế rất giống nhau về bản chất. Một số chủ đề cần được đề cập đến tại mỗi cuộc họp để đảm bảo rằng văn phòng y tế của bạn duy trì tuân thủ các nguyên tắc của tiểu bang và liên bang.

• HIPAA: Tất cả các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe có trách nhiệm giữ cho nhân viên của họ được đào tạo và thông báo về tuân thủ HIPAA . Cho dù cố ý hay tình cờ, việc tiết lộ trái phép PHI được coi là vi phạm HIPAA. Nhắc nhở nhân viên của bạn mỗi cuộc họp về tầm quan trọng của việc tránh tiết lộ thông tin thông qua cuộc trò chuyện thông thường; thảo luận thông tin bệnh nhân trong khu vực chờ đợi, hành lang hoặc thang máy; xử lý đúng PHI; và truy cập thông tin được giới hạn nghiêm ngặt đối với những nhân viên có công việc yêu cầu thông tin đó.
• Kiểm soát nhiễm trùng: Ngăn ngừa sự lây lan của các bệnh truyền nhiễm là mục tiêu chính của kiểm soát nhiễm trùng trong văn phòng y tế. Như chúng ta đều biết, rửa tay đúng cách là cách hiệu quả nhất để ngăn ngừa sự lây lan của nhiễm trùng. Tuy nhiên, rửa tay một mình không thể thực hiện công việc. Lời nhắc thân thiện sẽ đi một chặng đường dài để đảm bảo nhân viên và bệnh nhân được an toàn.
• Mục tiêu tài chính: Sự thành công của bất kỳ cơ sở chăm sóc sức khỏe nào phụ thuộc vào sức mạnh của chính sách tài chính của văn phòng y tế và cách văn phòng thực hiện trong việc đạt được mục tiêu tài chính của mình. Giữ cho nhân viên được thông báo về mức độ hoạt động của văn phòng hoặc kém hiệu quả là một cách để tiếp tục thực hiện tốt hoặc cải thiện. Tình trạng tài chính của văn phòng cũng quan trọng không kém đối với nhân viên bởi vì họ biết rằng miễn là văn phòng hoạt động tốt về mặt tài chính, họ càng cảm thấy an toàn hơn trong công việc của họ.