5 chức năng bàn trước quan trọng

T ông quầy lễ tân của một văn phòng y tế có thể là một nơi rất bận rộn. Nhân viên lễ tân là điều cần thiết cho các hoạt động trơn tru của văn phòng y tế. Nhân viên lễ tân thường bao gồm nhân viên tiếp tân và / hoặc trợ lý y tế và tùy thuộc vào quy mô của văn phòng y tế mà một người có thể là cả hai. Ngoài nhiệm vụ lâm sàng sang một bên, quầy lễ tân có trách nhiệm năm nhiệm vụ hành chính:

1. Chào mừng bệnh nhân
2. Trả lời và quản lý điện thoại
3. Lên lịch cuộc hẹn
4. Interoffice communication
5. Thư từ bên ngoài

1 -

Chúc mừng bệnh nhân

Chào mừng bệnh nhân không chỉ là về những gì bạn nói, nó cũng là về cách bạn tương tác với bệnh nhân. Quầy lễ tân có trách nhiệm làm cho bệnh nhân cảm thấy được chào đón.

Quầy lễ tân là ấn tượng đầu tiên mà bệnh nhân nhận được khi gọi điện thoại hoặc đến khám bệnh. Điều quan trọng là quầy lễ tân cung cấp dịch vụ khách hàng đặc biệt và là một đại diện tích cực của việc thực hành y tế.

Dưới đây là các cách chào hỏi bệnh nhân khác:

• Trả lời điện thoại trong khi duy trì một cách lịch sự, nhất quán bằng cách sử dụng nghi thức điện thoại thích hợp
• Giữ khu vực tiếp tân sạch sẽ và có tổ chức
• Đăng ký bệnh nhân mới và cập nhật nhân khẩu học bệnh nhân hiện có bằng cách thu thập thông tin bệnh nhân chi tiết của bệnh nhân bao gồm thông tin cá nhân và tài chính
• Tạo điều kiện thuận lợi cho bệnh nhân bằng cách thông báo cho nhà cung cấp sự xuất hiện của bệnh nhân, nhận thức được sự chậm trễ và giao tiếp với bệnh nhân và nhân viên lâm sàng
• Đáp ứng bệnh nhân, bệnh nhân tiềm năng và yêu cầu của khách truy cập một cách lịch sự

2 -

Quản lý điện thoại

Trong khi trả lời điện thoại một cách lịch sự và nhất quán là một phần của bệnh nhân chào hỏi, nó không phải là nhiệm vụ duy nhất của trách nhiệm điện thoại của bàn lễ tân. Lễ tân có trách nhiệm nhận tất cả các cuộc gọi đến và cũng có thể thực hiện các cuộc gọi đi khi cần.

• Cuộc gọi đến: Cuộc gọi đến bao gồm cuộc gọi bệnh nhân, telemarketers, đại diện dược phẩm, các bác sĩ khác và hơn thế nữa. Quầy lễ tân phải sử dụng các nghi thức điện thoại thích hợp khi quản lý điện thoại bằng cách sử dụng các kỹ năng giao tiếp này: là người nghe tích cực, có cách cư xử điện thoại tốt, cuộc gọi màn hình, sử dụng khéo léo, đặt câu hỏi và duy trì tính bảo mật.
• Cuộc gọi đi: Đôi khi quầy lễ tân có thể phải thực hiện các cuộc gọi đi để thảo luận về cuộc hẹn bệnh nhân, thực hiện cuộc hẹn hoặc giới thiệu bên ngoài hoặc đặt mua vật tư. Là một đại diện của văn phòng y tế, điều quan trọng là phải sử dụng các nghi thức điện thoại thích hợp.

3 -

Lập lịch hẹn

Lập kế hoạch hiệu quả là cần thiết cho một trải nghiệm bệnh nhân xuất sắc và một dòng chảy bệnh nhân suôn sẻ. Hầu hết các văn phòng y tế sử dụng phần mềm lập kế hoạch giúp việc lập lịch hẹn dễ dàng và đơn giản. Tuy nhiên, quầy lễ tân phải có khả năng điền vào các hủy hoặc vắng mặt và trở nên hiệu quả trong việc giao tiếp những thay đổi trong lịch trình cho bệnh nhân và bác sĩ.

4 -

Interoffice Communication

Quầy lễ tân của văn phòng y tế giống như một trung tâm truyền thông. Hầu hết các thông tin liên lạc interoffice đi qua quầy lễ tân đặc biệt là khi nó liên quan đến bất kỳ nhiệm vụ hành chính liên quan đến bệnh nhân.

Để truyền đạt thông tin rõ ràng và súc tích hiệu quả nhất là rất quan trọng. Cho dù trong một bản ghi nhớ, một giao tiếp bằng văn bản, thông qua một email văn phòng nội bộ, một trên một tương tác, hoặc trong một thiết lập nhóm, điều quan trọng là phải dính vào chủ đề trong tầm tay và không lạc lối.

Một số kỹ năng cơ bản cần thiết để giao tiếp hiệu quả giữa các giao tiếp bao gồm:

• Điện thoại nghi thức
• Dịch vụ khách hàng
• Các chương trình từ và excel cơ bản
• Quản lý thời gian
• Những kỹ năng tổ chức

5 -

Giao tiếp bên ngoài

Giao tiếp bên ngoài liên quan đến khả năng giao tiếp với các nhà cung cấp, thực hành bác sĩ khác, các công ty bảo hiểm và các doanh nghiệp khác. Điều này có thể yêu cầu thực hiện cuộc gọi đi, nhập các chữ cái chuyên nghiệp, fax và thư gửi thư.

Kiến thức về thủ tục văn phòng thường thu được từ chứng chỉ hoặc bằng liên kết trong chương trình kinh doanh bao gồm quy trình và thủ tục hành chính, xử lý yêu cầu, chuẩn bị biểu đồ bệnh nhân và kỹ năng máy tính cơ bản. Các kỹ năng trợ lý hành chính cơ bản và có khả năng vận hành đầy đủ thiết bị văn phòng rất quan trọng cho sự thành công của văn phòng phía trước.