Mọi người đều đồng ý rằng chức năng chính của một văn phòng y tế là chăm sóc bệnh nhân, tuy nhiên, để ở trong thực tế và phát triển, văn phòng phải thu tiền thanh toán cho các dịch vụ được trả lại. Mã hóa, thanh toán và các bộ sưu tập là một phần quan trọng của nhiệm vụ của nhân viên văn phòng y tế và đào tạo phù hợp và hướng dẫn là rất quan trọng để hoàn thành thành công các nhiệm vụ này.
Bộ phận thanh toán hoạt động rất chặt chẽ với nhân viên mã hóa tại văn phòng của bác sĩ. Trong một số trường hợp, cùng một người thực hiện các quy tắc mã hóa, thanh toán và thu nợ nhưng đây là ba vị trí riêng biệt. Trong khi một số khía cạnh của mỗi công việc giao nhau với những người khác, họ cũng có trách nhiệm rất cụ thể là tốt.
Mã hóa thực sự tạo điều kiện cho quá trình thanh toán bằng cách mang tính đồng nhất đến các quy trình thông qua các mã dễ nhận biết. Sử dụng mã chẩn đoán chuẩn và mã thủ tục được công ty bảo hiểm, tất cả các thực hành y tế và các cơ quan liên quan chăm sóc, công ty bảo hiểm y tế đảm bảo rằng các công ty bảo hiểm hoặc "người thanh toán thương mại" hoặc Trung tâm Medicare và Medicaid (CMS) sẽ nhận ra mục được lập hoá đơn và cách chẩn đoán đảm bảo rằng thủ tục , xét nghiệm hoặc điều trị.
Quá trình thanh toán bắt đầu lúc nhập viện. Điều quan trọng là có được tất cả thông tin bảo hiểm trước khi bệnh nhân được nhìn thấy nếu có thể để tất cả các bên sẽ hiểu được mỗi lần khám và thủ tục sẽ khiến bệnh nhân phải trả tiền túi.
Ít ngạc nhiên khi bệnh nhân của bạn có liên quan đến việc thanh toán cho các dịch vụ được trả lại, mọi người hạnh phúc hơn sẽ trở thành. Khi bệnh nhân đến và trình bày thông tin bảo hiểm, điều quan trọng là thông tin được cung cấp được xác minh với công ty bảo hiểm là hoạt động, các quyền lợi được cho phép và nhà cung cấp hiện đang ký hợp đồng với người thanh toán cụ thể đó.
Trang web có thông tin sai lệch, hợp đồng mất hiệu lực và thay đổi lợi ích để xác minh dữ liệu là rất quan trọng.
Để tiết kiệm thời gian, doanh thu và tình tiết tăng nặng, mỗi thủ tục nằm ngoài phạm vi bình thường của chuyến thăm văn phòng phải được ủy quyền trước trước hoặc trong thời hạn của kế hoạch bảo hiểm cụ thể. Bất kỳ khoản thanh toán nào đến từ bệnh nhân cần được thảo luận và thu thập trước khi thực hiện thủ thuật, xét nghiệm, điều trị hoặc điều trị. Các khoản đồng thanh toán phải luôn được thanh toán trước khi một bác sĩ nhìn thấy bệnh nhân, để tránh bất kỳ vấn đề nào sau này.
Các khoản thu nợ quá hạn là cách hiệu quả nhất để hoàn trả. Hóa đơn dài hơn quá hạn, số tiền càng ít thu được và số tiền càng lớn thì chi phí cho văn phòng trong thời gian và số giờ lương. Đây là lý do tốt nhất để tất cả nhân viên lập hóa đơn và lập hóa đơn hiệu quả trong văn phòng y tế của bạn.
Một yêu cầu bị từ chối bởi một người trả tiền thương mại là một lý do có thể cho một hóa đơn không được trả đúng hạn. Khi cả bệnh nhân và nhân viên đã thực hiện thẩm định trước, điều này ít có khả năng xảy ra hơn. Một sự khiếu nại của nhân viên với bất kỳ làm rõ hoặc giải thích có thể là cần thiết. Kháng cáo của bệnh nhân là một giải pháp khả thi khác, nhưng bệnh nhân phải được nhận thức về khả năng họ sẽ chịu trách nhiệm cho bất kỳ số dư nợ nào.
Trong khi thỏa thuận người trả tiền thường là một trong những đơn đặt hàng đầu tiên của doanh nghiệp khi điền vào giấy tờ của bệnh nhân, khả năng bệnh nhân không đọc kỹ tài liệu. Đôi khi bệnh nhân không cảm thấy khỏe vào thời điểm đó và không chú ý đến tài liệu, hoặc họ chỉ đơn giản là mong đợi hầu hết hoặc tất cả các hóa đơn của họ sẽ được các công ty bảo hiểm thanh toán. Thảo luận về trách nhiệm tài chính trước khi có vấn đề là hành động hiệu quả nhất để tránh những cuộc gặp gỡ không thoải mái và có thể xảy ra.
Mã hóa, thanh toán và các bộ sưu tập là quan trọng đối với một cơ sở y tế phát triển mạnh bất kể kích thước hoặc đặc sản.
Việc đào tạo phù hợp, giáo dục thường xuyên và hướng dẫn các thay đổi hiện hành về luật, mã, hoặc thực hành bảo hiểm là bắt buộc. Các tài liệu và thiết bị tham khảo cập nhật cho phép các nhân viên này có tác động tích cực đến cả bệnh nhân và văn phòng y tế.