Là một người quản lý văn phòng y tế, bạn chịu trách nhiệm cho rất nhiều điều. Nhiệm vụ của bạn sẽ bao gồm, nhưng không giới hạn các nhiệm vụ như;
- Thuê nhân viên văn phòng y tế
- Giám sát nhân viên văn phòng y tế
- Ủy nhiệm và giám sát hoàn thành nhiệm vụ
- Giải quyết bất kỳ khiếu nại nào do nhân viên, công ty bảo hiểm, bác sĩ hoặc bệnh nhân thực hiện một cách kịp thời và hiệu quả.
- Ngân sách
- Thực hiện và giám sát chính sách và thủ tục của văn phòng
- Dẫn đầu và khuyến khích nhân viên văn phòng y tế
Bất kỳ và tất cả các nhiệm vụ này có thể cần thiết vào bất kỳ ngày cụ thể nào và nhiều tác vụ khác không được liệt kê ở đây. Đây là lý do tại sao một trong những khía cạnh quan trọng nhất của công việc quản lý văn phòng y tế là dẫn đầu và khuyến khích nhân viên văn phòng.
Một câu tục ngữ khôn ngoan nói "Nếu bạn nghĩ bạn đang dẫn đầu và không ai theo dõi, bạn chỉ đang đi dạo." Để trở thành một người quản lý văn phòng hiệu quả, điều quan trọng là trở thành một nhà lãnh đạo tốt.
Có một số đặc điểm chung cho các nhà lãnh đạo thành công nhất. Việc đầu tiên trong những đặc điểm chung này là một nhà lãnh đạo có lợi là một người hầu hoặc một người cuối cùng phục vụ một mục đích lớn hơn của mình. Trong một văn phòng y tế điều này có nghĩa là người quản lý văn phòng đặt sự thành công tổng thể và hạnh phúc của thực hành như một toàn thể trước mong muốn và nhu cầu của riêng họ hoặc của bất kỳ một nhân viên nào.
Đây có thể là một phần không thoải mái của công việc, nhưng các nhà lãnh đạo luôn trung thực, công bằng và đáng tin cậy sẽ thấy rằng nhân viên và bác sĩ của họ sẽ tôn trọng và ngưỡng mộ họ vì đã đưa ra quyết định khó khăn khi không phải ai cũng đồng ý.
Một đặc điểm chung khác giữa các nhà lãnh đạo và quản lý hiệu quả là họ quan sát.
Các nhà lãnh đạo biết những gì đang xảy ra trong số những người mà họ lãnh đạo có giá trị nhất. Đây là những nhà lãnh đạo thừa nhận công việc tốt ngay lập tức và những người đối mặt với thói quen làm việc nghèo nàn hoặc các vấn đề khi chúng xảy ra, trước khi họ có cơ hội phát triển thành những hoàn cảnh khó khăn hoặc không thể quản lý. Loạt bài One Minute Manager của Ken Blanchard là một nguồn tài nguyên tuyệt vời cho bất cứ ai muốn trở thành bản thân hiệu quả nhất và hiệu quả nhất của họ. Những cuốn sách này là những câu chuyện ngụ ngôn có kích cỡ cắn có thể được đọc trong một giờ hoặc lâu hơn và tràn ngập sự khôn ngoan thực tế có thể được thực hiện ngay lập tức. Điều này cho chính nó một đặc điểm chung khác giữa các nhà lãnh đạo đặc biệt; học cả đời.
Hầu hết các nhà lãnh đạo sản xuất không thường xuyên liên tục học hỏi và phát triển. Họ đặt trọng tâm lớn vào việc học những cách mới và tốt hơn để xử lý bản thân và kinh doanh của họ. Họ tuân thủ những thay đổi trong lĩnh vực chuyên môn của họ và luôn được đưa ra để tự đánh giá và tự cải thiện. Những nhà lãnh đạo này thường là những người cố vấn, những người sẵn lòng chia sẻ kiến thức và sự khôn ngoan của họ với những người khác theo những cách khuyến khích và hữu ích.
Đặc điểm chung tiếp theo đi đôi với việc quan sát là truyền đạt hiệu quả. Một nhà lãnh đạo thành công giao tiếp rõ ràng, hoàn toàn và hiệu quả.
Tầm quan trọng của điều này không thể được phóng đại, đặc biệt là trong một môi trường y tế thường xuyên khi nhu cầu của một văn phòng y tế là thời gian nhạy cảm. Giao tiếp thường bị hiểu lầm chỉ bằng lời nói. Sự thật là thông tin liên lạc chia sẻ ý tưởng, thông tin hoặc cảm xúc và không chỉ đạt được bằng lời mà còn cả ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng mắt, tương tác cá nhân và từ viết. Trong một bối cảnh văn phòng, nếu một người quản lý nói "đến với tôi với bất kỳ ý tưởng hoặc vấn đề bạn có" nhưng không bao giờ nói chuyện với nhân viên của mình hoặc cắt giảm chúng khi họ cố gắng thể hiện một suy nghĩ hoặc quan tâm, sau đó nhận được một tin nhắn hỗn hợp và tin tưởng là bị hỏng.
Khi bản ghi nhớ văn phòng không rõ ràng, một cuộc họp đầy ramblings và khiếu nại mà không có giải pháp rõ ràng, thông tin liên lạc được tạm dừng và đôi khi sự nhầm lẫn và defensiveness mất vị trí của sự hiểu biết.
Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều đặc điểm của một người quản lý văn phòng hiệu quả và hữu ích. Danh sách trách nhiệm rất đa dạng và nhiều nhưng nó là một công việc không bao giờ nhàm chán, và thường khá bổ ích.