Nhân viên lễ tân thường là người đầu tiên liên lạc với bệnh nhân của bạn. Họ không chỉ trả lời điện thoại hoặc chào hỏi bệnh nhân. Họ cũng chịu trách nhiệm lên lịch hẹn và lấy thông tin nhân khẩu học của bệnh nhân. Họ cần để có thể theo kịp với tốc độ nhanh của một văn phòng y tế cũng như chú ý đến từng chi tiết. Dưới đây là 8 trách nhiệm của nhân viên lễ tân.
1 -
Chào đón và Greets…Nhân viên lễ tân chào đón và chào đón tất cả bệnh nhân và khách đến thăm, trực tiếp hoặc qua điện thoại. Như mọi người đều biết, ấn tượng đầu tiên là những ấn tượng lâu dài. Ấn tượng đầu tiên mà khách hàng của bạn nhận được về thực hành y tế của bạn thường là từ nhân viên văn phòng của bạn làm cho họ rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức của bạn. Cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng cao và dịch vụ khách hàng tuyệt vời sẽ ngăn ngừa mất doanh thu cho văn phòng y tế do mức độ hài lòng của bệnh nhân cao.
2 -
Trả lời điện thoại…trong khi duy trì một cách lịch sự, nhất quán cho điện thoại bằng cách sử dụng các nghi thức điện thoại thích hợp. Có cách cư xử điện thoại tốt là một nhiệm vụ đơn giản. Để có cách cư xử điện thoại tốt đơn giản có nghĩa là chuyên nghiệp và đối xử với người khác theo cách bạn muốn được đối xử nếu bạn là người gọi. Điều quan trọng là nhân viên văn phòng y tế của bạn phải liên tục cung cấp một cách lịch sự, nhất quán cho điện thoại. Khi một bệnh nhân gọi vào, cách thức mà nhân viên lễ tân xử lý cuộc gọi điện thoại xác định cách thức cơ sở của bạn được nhận thức.
3 -
Giữ khu vực tiếp tân…sạch sẽ và có tổ chức. Giữ văn phòng y tế của bạn sạch sẽ không chỉ là về cách nó trông. Một văn phòng y tế sạch sẽ là điều cần thiết để giữ cho nhân viên và bệnh nhân an toàn và khỏe mạnh. Giữ cho văn phòng y tế không có vi trùng không chỉ là về những gì có trên bề mặt; đó là về việc có một môi trường lành mạnh, vô trùng để ngăn ngừa các bệnh truyền nhiễm.
4 -
Đăng ký bệnh nhân mới…và cập nhật nhân khẩu học bệnh nhân hiện tại bằng cách thu thập thông tin bệnh nhân chi tiết của bệnh nhân bao gồm thông tin cá nhân và tài chính. Chu kỳ của một tài khoản bệnh nhân bắt nguồn từ mục nhập ban đầu của thông tin nhân khẩu học của bệnh nhân bao gồm thông tin nhân khẩu học và thông tin bảo hiểm của bệnh nhân. Thông tin không hợp lệ có thể trì hoãn thanh toán.
5 -
Tạo điều kiện thuận lợi cho dòng chảy của bệnh nhân…bằng cách thông báo cho nhà cung cấp sự xuất hiện của bệnh nhân, nhận thức được sự chậm trễ và giao tiếp với bệnh nhân và nhân viên lâm sàng. Nếu bệnh nhân của văn phòng y tế của bạn không hài lòng với toàn bộ quá trình, họ có thể không quay trở lại. Cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng cao và dịch vụ khách hàng tuyệt vời sẽ ngăn ngừa mất doanh thu cho văn phòng y tế do mức độ hài lòng của bệnh nhân cao. Bệnh nhân rất có thể sẽ tiếp tục quay trở lại miễn là họ hài lòng với toàn bộ quá trình.
6 -
Đáp ứng…bệnh nhân, bệnh nhân tiềm năng và yêu cầu của khách truy cập một cách lịch sự. Một kỹ thuật được gọi là "lắng nghe tích cực" là một công cụ hữu ích để đảm bảo rằng sự hiểu biết hoàn tất. Trong kỹ thuật này, người nghe sẽ rephrase các thông tin mà họ nghe thấy trong lời nói của họ. Nếu thông tin này là chính xác, việc trao đổi hoàn tất, nếu không phải người gửi thông tin có thể sửa bất kỳ sự hiểu lầm nào vào lúc này. Việc trao đổi này chỉ mất thêm một ít thời gian và là một công cụ hiệu quả để tạo ra trách nhiệm giải trình bởi vì mọi người tham gia vào sàn giao dịch đều biết rằng kỳ vọng đã rõ ràng và dễ hiểu.
7 -
Giữ vật tư văn phòng y tế…lưu trữ đầy đủ bằng cách dự đoán nhu cầu hàng tồn kho, đặt hàng và kiểm soát thiết bị văn phòng.
số 8 -
Bảo vệ tính bảo mật của bệnh nhân…bằng cách đảm bảo thông tin sức khỏe được bảo vệ được bảo mật bằng cách không để PHI ở vị trí đơn giản và đăng xuất khỏi máy tính trước khi rời khỏi nó. Duy trì tính bảo mật của bệnh nhân không chỉ làm cho bệnh nhân cảm thấy an toàn khi được điều trị tại cơ sở y tế của bạn mà còn là luật pháp. Bất kỳ tổ chức nào truy cập thông tin sức khỏe của bệnh nhân được coi là một thực thể được bảo hiểm và được pháp luật yêu cầu tuân thủ các quy định của HIPAA hoặc phải đối mặt với hình phạt dân sự và / hoặc hình sự. Điều bắt buộc là hồ sơ y tế được bảo mật và không thể được truy cập bởi những người không có sự cho phép thích hợp. Tiết lộ liên quan đến thông tin sức khỏe được bảo vệ của bệnh nhân (PHI) mà không có sự cho phép của họ được coi là vi phạm Quy tắc Bảo mật.